Пересортица. Профилактика ошибок

Одна из первейших проблем в учете – проблема пересортицы. Наличие в справочнике похожих товарных позиций приводит к тому, что приходуется на склад один вариант, а расходуется по технологическим картам другой. В результате при проведении инвентаризации образуются в большом количестве симметричные излишки и недостачи. Эти расхождения не позволяют относиться с доверием к итоговому отчету о прибылях и убытках.

Как же с этим бороться?

Чтобы избежать этой проблемы, при заведении номенклатурных справочников следует придерживаться принципа минимализма, т.е. создавать как можно меньше номенклатурных позиций. Каждый раз перед тем, как создать новый товар, который вы получаете от поставщика, следует задаться вопросом, а нет ли у вас в справочнике уже похожего товара, отличающегося только фасовкой, производителем, торговой маркой или ценой? Например, перед тем как заводить товар «макароны Макфа», проверьте, нет ли в справочнике других макарон, и не используются эти макароны для одного и того же блюда. Если в списке уже есть «макароны» и новый товар предназначен для того же, не следует добавлять новую позицию во избежание пересортицы.

Другой пример – сливки. Если жирность сливок 10% и 11% для приготовления практически равнозначна, не следует разделять сливки на два товара «сливки 10%» и «сливки 11%». Наверняка бармен, для приготовления кофейного коктейля может взять любые из имеющихся вариантов. В то же время, сливки 33%, используемые чаще на кухне, следует выделить в отдельный товар, т.к. он сильно отличается от легких сливок и по использованию и по цене.

Если товары отличаются только фасовкой, например, по 0,5 кг и по 1 кг, опять же не следует заводить лишних позиций. Укажите у товара базовую единицу измерения «кг» и добавьте необходимое количество фасовок.

Иногда следует объединить в одну учетную позицию даже совсем разные по наименованию товары, если они взаимозаменяемы и близки по цене. Например, многие опытные технологи и калькуляторы объединяют петрушку, укроп и кинзу в одну позицию: «зелень».

Контрольные вопросы, которые следует себе задать перед созданием очередной номенклатурной позиции, следующие:

Если на все вопросы ответ «да», то не стоит добавлять новую позицию в справочник, лучше использовать уже имеющуюся.

Если же вы уверены в том, что новая позиция в номенклатурном списке нужна, обязательно убедитесь в том, что вы указали пути списания этого товара со склада. Нужно хорошо понимать движение по складу каждого товара. Товар, будучи оприходованным на склад по приходной накладной, должен быть в дальнейшем:

Если для нового товара не продуман ни один из возможных путей списания, он может «зависнуть» на складе и отразиться в виде недостачи при инвентаризации.

Если при этом новый товар окажется «дублером» другого похожего товара, то это приведет к симметричным излишкам.

Товары поставщиков

Чтобы правильно отразить в учете приход товара по его типу и при этом не потерять информацию о конкретной торговой марке или разновидности, в некоторых системах автоматизации можно использовать функцию «Товары поставщиков».

Для этого на каждого поставщика можно завести прайс-лист, в котором указать наименование товара у поставщика и его соответствие товару и фасовке в вашей системе. Например: «Сливки 10% Простоквашино 460 мл» могут соответствовать товару «сливки легкие», фасовка «пачка 0,46л».

Таким образом вы решите проблему сопоставления названий товаров в накладных от поставщика с названиями внутренних номенклатурных единиц. Это решение особенно полезно в тех ситуациях, когда ввод первичных документов доверен персоналу, отличному от технолога или калькулятора, например, кладовщикам или менеджерам на точках сети.

И помните, что увеличение количества элементов в справочнике увеличивает уровень сложности ведения учета!