Как обмануть учетную систему: r_keeper и StoreHouse?

Не схождения то тут, то там, отраженные в системе учета нехватками продукта, излишками, недостачами или пересортицей – есть неизбежный факт, отражающий реальную картину работы коллектива, когда где-то недовложили, где-то забыли вовремя отчитаться по закупу, где-то ошиблись в единицах измерения или калькуляциях, а где-то и злоупотребили по-простецки. Если это граммы, то это простительно, если килограммы, то такие проблемы решаются организационными мероприятиями.

РАБОТНИКИ УЧАСТВУЮЩИЕ В ПРОЦЕССЕ УЧЕТА:

БУХГАЛТЕРИЯ ОБСЛУЖИВАЮЩИЙ ПЕРСОНАЛ МАТЕРИАЛЬНО-ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЛИЦА
  • Оператор
  • Бухгалтер-калькулятор
  • Зав.производством
  • Кассир
  • Официант
  • Админитсратор
  • Бармен
  • Шеф-повар
  • Зав.производством
Не известны мотивы поведения, но вероятнее всего заинтересованы в карьерном росте и росте собственного дохода Заинтересованы в повышении собственного дохода Заинтересованы в карьерном росте, завышении остатков и в повышении собственного дохода

Когда r_keeper + StoreHouse считают "обманутой" системой

Основные понятия, используемые при описании проблемных ситуаций:

БЕСПОРЯДОК В СИСТЕМЕ - ОТСУТСТВИЕ ОТЧЕТОВ

Система выявляет проблемы именно в тот момент, когда Вам хотелось бы, чтобы "все сошлось до грамма" и получился нужный отчет. Прислушайтесь к ней, возможно, львиная доля неприятностей связана с серьезными нарушениями "Рабочего порядка" со стороны тех, кто обязан следить за неукоснительным исполнением своих обязанностей каждым из пользователей системы.

ВОЗМОЖНЫЕ ПРИЧИНЫ ПРОБЛЕМ В СИСТЕМЕ, ВИНОВНЫЕ ЛИЦА

Система выявила проблемы БУХГАЛТЕРИЯ ОБСЛУЖИВАЮЩИЙ ПЕРСОНАЛ МОЛ (материально-ответственные лица)
По результатам продаж происходит списание товара «в минус» - нехватка товара по системе при наличии его на материально-ответственном лице
  1. Вес брутто в калькуляционной карте проставлен по справочникам, а не актам проработки.
  2. Не делаются АКТЫ РАЗРУБА на мясо и рыбу, в калькуляциях заложены инградиенты с % выхода по справочнику.
  3. В систему не была внесена накладная на приход товара (комплектация) или она введена датой позже использования товара.
  4. В калькуляции внесен товар худшего качества, чем на самом деле использовался (закупался товар с меньшим процентом выхода).
  5. В системе использована неправильная единица измерения.
  1. Количество проданных блюд было больше, чем приготовлено
  2. В счете сделан отказ блюда с причиной «со списанием продукта», но блюдо не было изготовлено
  3. Блюдо внесено в счет, но приготовлено другое
  4. Было продано блюдо из «стоп-листа», но не изготовлено
  1. МОЛ допустил недовложения при приготовлении блюд
  2. Товар МОЛом закупался за свои деньги, закупочные акты не оформлены или не переданы бухгалтеру
  3. МОЛ отпустил блюдо не то, что указано в чеке
  4. МОЛ использовал продукт, не разрешенный к замене по калькуляции
Недостачи по системе после инвентаризации – товара реально использовано больше
  1. Занижен вес брутто в калькуляционной карте или использовался инградиент более низкого качества, чем заложен по калькуляции
  2. Товар не был получен реально, но внесен в систему по накладной
  3. В системе использована неправильная единица измерения
  1. Блюдо отпустили, но не внесли в счет
  2. Сделан перенос блюда в другой счет, но оно приготовлено еще раз
  3. Сделан отказ блюда в счете с причиной без списания, но оно приготовлено
  1. Было приготовлено не то блюдо, что указано в чеке
  2. МОЛ отпускал блюдо без чека заказа
  3. Товар был использован в личных целях
Излишки по системе после инвентаризации См. строку. 1 «списание в минус» См. строку. 1 «списание в минус» См. строку. 1 «списание в минус»

Именно на основании схождений или расхождений в системе учета, мы можем сделать вывод о вероятных событиях, происходивших на производстве и в зале обслуживания.

КАК УКРАСТЬ И НЕ ПОПАСТЬСЯ

или СКОЛЬКО СТОИТ АБСОЛЮТНЫЙ ПОРЯДОК?

ОБСЛУЖИВАЮЩИЙ ПЕРСОНАЛ МОЛ СИСТЕМА должна показать БУХГАЛТЕР (как «обмануть» систему)
После того, как клиент расплатился, сделается отмена печать пречека или пречек был нераспечатан, потом сделан отказ блюда по причине «со списанием продукта». Чек закрывается на меньшую сумму - деньги делятся между заинтересованными лицами. Получает чек с отказом на сервисном принтере после того, как приготовил блюдо и, если не «бьет тревогу», то, значит, заинтересован в получении взятки. По системе виден отказ, при инвентаризации все сходится. Конечно же, видит эти отказы и, если молчит, то заинтересован в получении взятки.
После того, как клиент расплатился, сделана отмена печати пречека администратором или пречек не был напечатан, потом сделан «перенос» блюда в счет нового клиента Чек закрыт на меньшую сумму, деньги за блюдо, делятся между участниками. Если отмены пречека запрещены в системе, то делается попытка получить деньги без счета, делается отказ и счет закрывается на меньшую сумму. Если не дурак и принимает заявку со слов, без чека заказа, то, значит, заинтересован в получении взятки. Для того, чтобы все сошлось по товарам, недостающие инградиенты возмещает за свой счет или экономит недовложениями в другие блюда, иногда для возмещения перерасхода разбавляет дорогое дешевым. Если при инвентаризации обнаруживается недостача, то объясняет ее тем, что «забыл» что-то посчитать и корректирует остатки по бланку инвентаризации. Система показывает перенос блюда, при инвентаризации возможна пересортица или недостачи по товарам Конечно же, видит эти переносы и, если молчит, то заинтересован в получении взятки. Если на производстве грамотно возместили расход продуктов, то при инвентаризации получится пересортица. Если возмещение расхода не производилось, то недостачу / пересортицу продукта можно убрать в системе перед инвентаризацией, например, списать по порче или на питание сотрудников, или решить проблему через Шведский стол – добавить / удалить инградиент.
Клиент оплатил по счету больше блюд, чем ему предложили съесть. Блюда были приготовлены и переданы в зал. Сэкономленное т.о. блюдо может быть продано без кассы или съедено Определить степень его заинтересованности в обмане клиента сложно, т.к. блюдо может быть передано в зал и реализовано без его участия Не отслеживается в системе, так как блюдо приготовлено и оплачено, а повторная продажа не проведена по системе.
Система показывает четкое списание продуктов. Завышается «брутто» в калькуляционной карте. Появляется излишек в виде списания в «минус» в конце смены или излишки при инвентаризации. В систему вносится накладная на приход «перерасхода», договариваются с агентом поставщика о наличии бумажного документа. Оплата по накладной делится между участвующими в операции лицами.
Блюдо не внесено в счет, клиент расплатился без счета – деньги поделены между заинтересованными лицами. Если не дурак и принимает заявку со слов, без чека заказа, то, значит, заинтересован в получении взятки. Для того, чтобы все сошлось по товарам, недостающие инградиенты возмещает за свой счет или экономит недовложениями в другие блюда, иногда для возмещения перерасхода разбавляет дорогое дешевым. Если при инвентаризации обнаруживается недостача, то объясняет ее тем, что «забыл» что-то посчитать и корректирует остатки по бланку инвентаризации. При инвентаризации должны быть проблемы по товарам (недостачи, пересортица по взаимозаменяемым продуктам), так как все закупить и предусмотреть точно можно только по простым блюдам (бутылочное пиво, водка и т.п.) Очень сложно в этом случае определить степень вины бухгалтерии. Если бухгалтер не заинтересован разбираться в проблеме, то он просто «вбивает» в систему нужные остатки «по факту», чтобы все сошлось. Если бухгалтер заинтересован в реализации без кассы или дружит с виновными лицами, то недостачи и пересортица решается через ведомость замен, калькуляции или списанием по порче или на питание сотрудников»
Делает, что хочет Делает, что хочет Показывает полный бардак каждый божий день, а не только при пересменке Чтобы «навести порядок», достаточно сделать так, чтобы ничего не учитывалось, и не передавалось между МОЛ, не проводить в системе инвентаризаций при пересменках, а раз в месяц делать дооприходование на недостающее по системе (когда в системе никогда нет «минусов», то, скорее всего, так и делается) количество товара за счет «левых» накладных, оплата по которым берется с хозяина либо наличными, либо проводится по безналу через поставщика с дальнейшим обналичиванием.

ВЫГОДЕН ЛИ ШВЕДСКИЙ СТОЛ

ОБСЛУЖИВАЮЩИЙ ПЕРСОНАЛ МОЛ СИСТЕМА должна показать БУХГАЛТЕР
Ест сам или кормит знакомых, продает на сторону без кассы Если блюдо не вписывает в комплектацию, то может есть самому и кормить друзей, в том числе, продавать без кассы. После работы снимает остатки, как есть и передает в бухгалтерию. Система показывает полный порядок по ШВЕДСКОМУ СТОЛУ, но получается завышенная себестоимость – сотрудники «зарабатывают» или кормятся за счет хозяина без меры. Инвентаризации бесполезны, т.к. остаток реальный принят за остаток по системе. Вариант учета, при котором все всегда сходится – Считаем проданным разницу между комплектацией и остатком, если разница отрицательная, то считаем ее «0» – вбиваем в калькуляцию. Акт реализации покажет ту себестоимость, которая устраивает всех, кроме хозяина.
Ест сам или кормит знакомых, продает на сторону без кассы Ничего не учитывает, поэтому может есть сам и кормить друзей, в том числе, продавать без кассы. По системе блюда стола будут иметь ту себестоимость, которую заложит бухгалтер. Инвентаризации по столу бесполезны, т.к. нет учета движения блюд. Инвентаризации по товарам покажут полный беспорядок по инградиентам блюд Шведского стола. Не ведет учет по столу. Нет себестоимости и нет учета продуктов на кухне.
Ест сам или кормит знакомых, продает на сторону без кассы Учитывает каждую передачу на стол, а также остатки в специальной ведомости, если не впишет, значит может продать подходы без кассы или съесть сам Все недостачи на Шведском столе в конце смены покажут, сколько блюд «ушло» со стола без кассы или съедено, излишки – это «сигнал» о том, что были неучтенные передачи на стол. Вариант учета, при котором учет по столу более приближен к реальному, тем не менее, вес и себестоимость бездоказательны.
Ест сам или кормит знакомых, продает на сторону без кассы Учитывает приготовление и каждую передачу на стол, а также остатки в специальной ведомости, если не впишет, значит может продать подходы без кассы или съесть сам Все недостачи на Шведском столе и на кухне (по блюдам Шведского стола) в конце смены покажут, сколько блюд «ушло» без кассы или съедено, излишки – это «сигнал» о том, что были неучтенные производство блюд на кухне или передачи на стол. Вариант учета, при котором учет по столу максимально приближен к реальному, тем не менее, вес и себестоимость бездоказательны.

НАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ:

Если Вы хотите получить нужные отчеты, как только Вы дошли до Вашего кресла, Ваши ответственные сотрудники обязаны к этому времени:

ПРИ ЭТОМ ВЫ должны быть уверены, что у Вас