Требования онлайн-касс для ИП в 2018 году

Правительство анонсировало внедрение онлайн кассовой техники летом 2016 года. До этого в 2014 году ФНС и Минфин проводили тестирование технологии онлайн-касс в республике Татарстан, Москве, Калужской и Московской областях. К осени 2017 года по новым правилам было пробито более 50 миллионов чеков. Принципы работы системы, советы предпринимателям и покупателям.

Вот и настал тот момент, когда всем предпринимателям придётся разбираться с установкой онлайн-касс. Ещё год назад, 01.02.2017 года ФНС прекратила регистрацию ККМ с контрольными лентами (ЭКЛЗ). Теперь на учёт ставятся только кассы с фискальным накопителем, передающие данные о каждом пробитом чеке в ФНС через специального оператора фискальных данных в режиме онлайн.

Если вы на ЕНВД или работаете по патенту, то без кассы вам можно обходиться до 01.07.2018 года, а затем онлайн-кассы станут обязательным атрибутом любой торговой точки, даже торгового автомата. В 2017 году из-за нехватки кассовых аппаратов и фискальных накопителе очереди на покупку онлайн-касс достигали трех месяцев, а цены на технику выросли в 2 раза. Чтобы не попасть в очередь за онлайн-кассой в 2018 году и снизить расходы, перейти на онлайн-кассу лучше заранее.

Будущее наступило — электронные чеки

Не обязательно вести журнал кассира - операциониста и хранить ворох бумажек с выцветающей за несколько месяцев краской, ведь теперь чеки стали электронными.

Новая система на этапе внедрения принесёт много расходов предпринимателям. Придётся купить новое или модернизировать старое кассовое оборудование. Получить цифровую подпись, настроить кассовый софт, возиться с обеспечением стабильного доступа в интернет.

Больше всего пользы от новой системы получают мобильные сервисы, использующие эквайринг. У них более не будет спорных вопросов по бумажным чекам. Теперь они могут спокойно передавать пользователям электронные чековые документы и не иметь проблем с налоговой. К тому же не так давно Минфин выдал разъяснение, суть которого сводится к разрешению сервисам не выдавать чеки вообще, используя эквайринг через банки.

Кто столкнётся с изменениями

Новые правила работы с онлайн-кассами должны соблюдать абсолютно все ИП и ООО, использующие кассовое оборудование в своей деятельности. Начиная с 01.01.2019 года, в чеках информации станет больше, добавляются в частности новый признак «Способ расчета». В чеках можно указывать 100% или частичную предоплату, аванс, кредит, оплату кредита и т.п.

Кто сможет работать по-старому

В федеральном законе № 54 «О применении ККТ» статья 2 приводится перечень предпринимателей, которым разрешается вести деятельность без использования кассовых аппаратов. Например, маршрутчики не обязан давать чеки на билеты. А няни, домработницы, чистильщики и ремонтники обуви, как и прежде, оказывают услуги без чеков.

Все ИП и организации с наемными сотрудниками, находящиеся на ЕНВД или получившие патент на деятельность, могут работать без кассовых устройств до 1 июля 2018 года. В 2019 году обяжут применять онлайн-кассы и само занятых ИП на ЕНВД и патенте. А до 2021 года они могут не указывать в своих чеках услуги, название товара.

Кроме того, ФНС учитывает все особенности отечественной инфраструктуры и не запрещает работать кассам в автономном режиме (без онлайн передачи чеков) в труднодоступных поселениях с общей численностью жителей менее 10 тысяч.

Как будут работать онлайн сервисы

Долгое время норма ФНС о том, что предприниматель обязан выдавать покупателю фискальный чек, спорно воспринималась в случае онлайн-покупок электронных, виртуальных товаров. В те времена электронных чеков ещё не существовало. Как правильно на бумажном чеке указать покупку платного аккаунта или подписки на тот или иной ресурс, не имели понятия. Теперь всё проще, новые ККТ будут выдать электронный чек и отправлять его на e-mail.

В далёком 2009 году Министерство Финансов РФ разъяснило, что оплата картами по сети не требует выдачи чеков.

В 2013 году ФНС поменяла своё видение ситуации, в её письмах говорилось, что ККТ необходимы при любых расчётах картами через интернет. Конечно, не понятно, как бы выглядела покупка игрового аккаунта «танчиков» глазами сотрудников ФНС.

Важно помнить, что письма Министерства финансов не являются нормативными актами, их статус — разъяснения или рекомендации. Налоговая служба запросто может оштрафовать предпринимателя, который не пробьёт чек во время оплаты услуги банковскими картами через сеть. Пока что судебной практики в этой области нет. Лучшим решением станет получение разъяснения у местной налоговой службы, там посоветуют, как реализовать опцию.

Но не забывайте, что суммы штрафов в этой области заоблачные (от 30 000 рублей), сопоставимы с покупкой дорогого кассового аппарата.

Как было ранее

Ещё совсем недавно законодательством было установлено, что данные о пробитых чеках должны храниться в кассовом аппарате на ЭКЛЗ. В конце каждой схемы штатный кассир проводил отчёт и вносил данные в кассовую книгу. Тогда налоговые службы могли проверить выручку через кассу конкретного заведения только во время проверки.

Как действует новая система

С 01.02.2017г нельзя поставить на учёт кассу без специального фискального накопителя и модуля передачи шифрованных данных онлайн. Собираетесь открыть кафе или шашлычную? Придётся купить новую онлайн-кассу из списка разрешённых аппаратов и заключить соглашение с оператором фискальных данных. Регистрацию налоговики существенно упростили, теперь всё сделать можно с помощью онлайн-кабинета и незачем возить аппаратуру в ФНС.

На законных основаниях в переходный период предпринимателям позволено было работать на имеющихся кассах до 01.07.2017 г, а затем обязательно требовалась модернизация. Если модель аппарата конструктивно позволяет установку фискального накопителя и модулей отправки данных в ФНС, то их ставят и ККТ работает дальше.

После 01.07.2017 г запрещена работа старых касс в любом заведении (рестораны, отели, магазины, заправки, интернет-бутики). Если их кассы не передают данные в налоговую службу, то предпринимателя ждёт огромный штраф.

С 01.07.2018 г установка касс обязательна для всех видов налогоплательщиков с наемными сотрудниками. Даже тех, кто работает по патентам и «вменёнке».

Обязательно помнить, что касса с фискальным накопителем должна обязательно подключаться к интернету, а на чеке должно указываться наименование товара.

Принцип работы новой системы

При выполнении операции на кассе данные о ней тут же передают оператору фискальных данных. Он должен проверить электронно-цифровую подпись предпринимателя и передаёт данные в ФНС. Теоретически весь процесс обработки данных должен занимать не более 0,1 секунды. Более сотрудникам ФНС не нужно ежеквартально приезжать в магазин ИП Пупкина, просматривать его кассовую книгу и z-отчёты. Они сразу на своём сервере видят, что ИП Пупкин продал в 14:36 в своём бутике на улице Московская смартфон Nokia5 за 11 000 рублей.

Для кого выгодна новая система

Наиболее важны нововведения налоговым органам. С них снимается нагрузка и необходимость постоянно проводить проверки кассовой техники и отчётов. Электронными кассами и чеками госорганы смогут более эффективно контролировать представителей бизнеса.

Новые процедуры полезны и предпринимателям, так как владельцам онлайн-касс доступна аналитика продаж через личный кабинет оператора фискальных данных (ОФД). Буквально со смартфона можно контролировать свои доходы. Причём по дням и часам видеть, когда, что и сколько единиц было продано.

Выгода и во внедрении кассовой техники нового типа. Более не нужно обращаться в технические центры или возить кассы в налоговые органы. Зарегистрировать её можно на сайте ФНС за 10 минут. Также теперь требуется гораздо реже менять блок памяти кассового аппарата. Отменены занудные процедуры, вроде ведения журнала вызовов механика по ККМ или паспорта версий аппарата.

Новые онлайн кассы весьма удобны для покупателей, ведь хранить бумажные чеки проблематично, особенно когда краска на них стирается и выцветает сама по себе. Теперь, даже потеряв свой чек, можно отыскать его копию на сайте налоговой службы или попросить продавца отправить чек на e-mail или по СМС.

Для тех, кому требуется подтверждение вычета НДФЛ по платному лечению, расходы можно подтвердить электронными чеками (если бумажные утеряны).

Покупатель должен назвать вслух личные данные

Для оформления покупки и получения электронного чека это необходимо. Однако уже существуют мобильные приложения, которые шифруют такие персональные данные в QR-коды. Продемонстрируйте кассиру код, и он считает его сканером прямо с экрана смартфона в защищённом виде. Данные передадутся в ККТ и сформируют электронный чек, который потом дублируется на сайте налоговиков.

Инструкция бизнесмену

На сегодняшний момент реестр онлайн-касс насчитывает более 110 моделей. Этот список будет обновляться и насыщаться новыми версиями оборудования. Производители ККТ различных марок ведут работы по регистрации своих изделий в госорганах. Можно или следить за реестром или просто попросить сотрудников своей обслуживающей организации уведомить вас о возможности модернизации устройства. Тем, кто только открывается, проще заказать новый аппарат (следует выбрать его из реестра ФНС).

Регистрация кассы выполняется на сайте ФНС. Покупаемую модель ККТ там же проверяйте на соответствие. Желательно почитать форумы и узнать, как она себя ведёт. В декабре 2017 года большая часть кассовых аппаратов производства компании Штрих отказалась работать. Сбой вышел настолько масштабный, что ФНС пришлось выдать отдельное распоряжение и временно разрешить работать без выдачи чеков.

Регистрируясь впервые, заключите соглашение с оператором фискальных данных. Выбирайте компанию только из реестра. Цена абонемента на год — 3 тысячи рублей, некоторые фирмы предлагают скидки.

Затем необходимо заплатить деньги (до 5 тысяч) за электронную подпись на USB-носителе. Договор на выпуск ЭЦП будет оформляться до двух дней. Рынок операторов и лицензированных поставщиков довольно обширный, уже полностью сформировался, появилась конкуренция, поэтому есть возможность воспользоваться выгодными предложениями и акциями.

Что делать покупателям

Те, кто хочет получать электронные чеки и проверять выдаваемые бумажные, могут установить специализированное приложения для мобильных устройств от ФНС. Оно формирует QR-код, в котором шифрует личные данные покупателя (укажет почту из «учётки» Google или iCloud и мобильный номер). Показывать телефон с QR-кодом нужно до того, как кассир сформирует чек!

Почему сейчас внедрили онлайн-кассы

Правительство заявило о планах внедрения новой онлайн кассовой техники ещё летом 2016 года. До этого, за два года, в 2014 году ФНС и Минфин проводили тестирование технологии на основе электронных чеков в республике Татарстан, Москве, Калужской и Московской областях (по 6 месяцев в каждой).

Чиновники проверили эффективность и работоспособность системы, специальная комиссия установила ещё пригодность и надёжность для условий нашей страны. Напомним, кассы для эксперимента внедрялись в разных регионах, бизнесах различного масштаба и направлений деятельности. К осени 2017 года по новым правилам было пробито более 50 миллионов чеков.

Есть ли такие системы в других странах

Онлайн-передача данных от кассового аппарата в налоговые органы была разработана десятилетие назад. Такие страны, как Белоруссия, Болгария, Канада, Швеция, Сербия и Словакия, её успешно используют вот уже несколько лет.